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Estudio revela que las empresas sufren falta de productividad

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Informe de Jabra subraya los retos de colaboración y concentración de los trabajadores del conocimiento: Más de un tercio de la fuerza de trabajo opina que las juntas reducen la productividad y casi la mitad es interrumpida por el ruido de fondo.

México, octubre de 2015 – Empresa originaria de Dinamarca,líder mundial en soluciones de audio innovadoras, presenta en México su reporte de la investigación, Productividad en la Oficina – Retos 2015.  Revela las paradojas que los negocios enfrentan al crear ambientes de trabajo productivos, mientras el staff lucha contra distracciones, organiza reuniones de bajo perfil y trabaja con tecnología de segunda.  Las empresas están invirtiendo en tiempo y herramientas para profesionales expertos de oficina (trabajadores del conocimiento) para colaborar efectivamente y concentrarse.  No obstante, los trabajadores deben enfrentarse a hasta unos 17 tipos de distracciones durante su día laboral, presentarse en juntas sin sentido y luchar por utilizar tecnología que originalmente fue desarrollada para mejorar la productividad.

Descubrimientos Clave:

  • 36% de las personas consultadas piensan que las juntas disminuyen la productividad
  • 46% piensan que el nivel de ruido es el más grave problema que existe en las oficinas
  • 28% muestran molestia por la demasía de correo, aunque el 78% prefiere enviar un correo a realizar una llamada que resuelva el problema.

El reporte de la Productividad en la Oficina revela que la mayoría de los trabajadores cuestionan la productividad de los espacios de trabajo colaborativos que las empresas han creado para lograr eficiencia: la mayoría están situadas en oficinas de plano abierto (34%), el cual es también el tipo de ambiente considerado como el menos productivo (según el 35%)

Juntas Ineficaces

El reporte revela por igual la inefectividad de los “trabajadores del conocimiento” en organizar tiempos de colaboración efectivos.  Más de la mitad (51%) están de acuerdo en que las reuniones sin una directiva o una agenda clara ofrecen sólo tiempo perdido.  El 32% cita la falta de toma de decisiones, 31% cita la falta de seguimiento, 26% una falta de preparación y 25% el efecto de los impuntuales.  En un escenario de una conferencia telefónica, uno de los problemas más molestos se relaciona con el sonido, problemas de conexión, calidad de audio en general o no saber si los altavoces están funcionando correctamente y si los otros participantes lo escuchan.  Desafortunadamente para los trabajadores del conocimiento, estos problemas son también los más frecuentes.  Esto presenta una paradoja: la mayoría de los trabajadores del conocimiento van a las juntas a pesar de que el 36% reclama que las reuniones de negocios disminuyen su productividad personal, sólo por la ganancia de productividad “percibida” por la organización.

La productividad durante el tiempo en el escritorio también es crucial: los trabajadores utilizan la mayoría de su tiempo allí, (más del 66% de su tiempo laboral), por lo que es en donde los logros más significativos de productividad pueden lograrse o perderse.  Pese a todo, los trabajadores del conocimiento conviven con alrededor de 17 distracciones durante su trabajo, muchas de las cuales son causadas por otras personas.  Las más comunes son altos niveles de ruidos distractores (46%), interrupciones de colegas (43%) y el número de correos (28%).  La gente evalúa igualmente factores ambientales que pueden ser mejor controlados, tales como la temperatura, calidad del aire y falta de privacidad.  Repensar el espacio de escritorio tomando en cuenta el tiempo usado para concentrarse  podría eliminar una serie de problemas que impactan negativamente la productividad en la oficina.

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Betzabeth Romero, Gerente de País para Jabra en México, comenta: “La productividad es crítica para el éxito del negocio y la competitividad.  Cada recurso asignado debiera ser usado para priorizar su ventaja intrínseca y para el mayor beneficio de la organización, con procesos y herramientas a mano para asegurar que esto ocurra.  Mientras que muchas organizaciones han diseñado espacios de trabajo para facilitar una mejor colaboración y han invertido en tecnología para acercar a la gente en reuniones o llamadas, este enfoque no está trasmitiendo de forma consistente los beneficios previstos.  Las empresas necesitan reevaluar las necesidades de sus trabajadores del conocimiento para asegurar la productividad a lo largo del día laboral si es que tienen que alcanzar objetivos comerciales”.

La tecnología es la clave

El reporte señala también cómo la productividad limitada en el trabajo afecta la habilidad de una empresa de atraer y retener a su staff, mientras que las distracciones en el área de trabajo afectan significativamente el balance vida laboral – vida personal.  Hoy en día, una proporción significativa de trabajadores del conocimiento están luchando para completar sus tareas durante la jornada laboral.  36% están completando sus objetivos fuera de las horas de trabajo y de la oficina con la finalidad de asegurarse que el trabajo se haya completado antes del próximo día laboral.

Para facilitar las reuniones, tecnologías tales como tableros inteligentes, altoparlantes, software de gestión de proyectos, mapas mentales o software de intercambio de ideas, son de uso muy frecuente.  Aun así, implementar estas herramientas suele ir contra la productividad, como por ejemplo, el tiempo utilizado para organizar una conferencia. 25% de las reuniones se retrasan debido a problemas técnicos o por los usuarios, y en promedio 2.7 minutos de cada junta se pierden como resultado.

Dependiendo del número de asistentes a una reunión de negocios, el costo a la empresa puede escalar.  Mientras el 71% de las juntas se realizan en un lugar, el 29% se desarrolla en múltiples locaciones de tal forma que la tecnología colaborativa es crucial.  Sin embargo, los trabajadores del conocimiento luchan por utilizarlas, sintiendo frustraciones importantes.

Romero concluye: “Las empresas tienen que facilitar el balance de colaboración y concentración.  Hasta ahora han dado grandes pasos para permitir a los trabajadores lograr más a través de la colaboración y deben hacerlo garantizando al mismo tiempo que los empleados no pierdan tiempo tratando de utilizar tecnologías no aptas.  De lo contrario, las organizaciones están desperdiciando recursos cada vez que un trabajador no puede realizar una conferencia o reunión.  Si bien esto sigue siendo un reto, las empresas también tienen que considerar la productividad durante el tiempo de concentración del empleado.  Un espacio de trabajo adaptable en función del individuo, tarea o rol de trabajo, es la nueva forma de trabajar a la que las empresas deben adaptarse.”


Periodista, professor y fanático de la tecnología, los negocios 2.0, el mkt, y la música electrónica. Editor de los portales onedigital.info y pcformat.info http://www.onedigital.info

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